Приобретение многофункционального устройства вместо набора из специализированного офисного оборудования имеет целый ряд преимуществ. Одним из таких преимуществ является значительная экономия в цене. Например, каждое из отдельных лазерных устройств (принтер, копир, факс) оснащено модулем термического закрепления. Сканер и копир имеют в составе своей конструкции сканирующий механизм. Таким образом, использование МФУ позволяет избежать дублирования отдельных механизмов. Кроме того, в МФУ используется единый корпус, механизм вывода и подачи материалов, блок питания. В результате стоимость МФУ выше каждого из этих отдельных устройств всего на 10–20%, тогда как пользователь получает многократное функциональное преимущество.

Некоторые покупатели считают, что вероятность поломки МФУ увеличивается соответственно количеству устройств, входящих в его конструкцию. На самом деле это мнение ошибочно. Дело в том, что движущихся элементов в МФУ в несколько раз меньше, нежели в наборе, состоящем из отдельных устройств.

Особое преимущество многофункционального устройства состоит в его компактных размерах. Это особенно важно в условиях ограниченного офисного или домашнего пространства.

Стоимость эксплуатации МФУ всегда ниже стоимости использования набора из офисного оборудования. Всегда намного удобнее использовать в работе только один вид расходных материалов. Необходимость приобретения расходных материалов отдельно для факса, копировального аппарата и принтера значительно усложняет работу, а также приводит к чрезмерным расходам финансовых средств и времени. Кроме того, необходимо помнить, что стоимость содержания техники включает в себя расходы не только на приобретение расходных материалов, но и на техническое обслуживание устройств. Надо ли говорить, что обслуживание единого многофункционального обходится значительно дешевле обслуживания трех отдельных устройств.

Следующим достоинством многофункционального устройства является простота работы. Панель управления МФУ нисколько не сложнее панели традиционного копировального аппарата или принтера. Следует отметить, что современные МФУ оснащаются русифицированным жидкокристаллическим дисплеем, что привносит момент интерактивности в использование устройства. МФУ отличаются повышенной эргономикой управления в связи с компактным расположением основных блоков.